Formalisasi dalam konteks organisasi merujuk pada sejauh mana aturan, prosedur, instruksi, dan komunikasi tertulis didefinisikan dalam organisasi. Formalisasi memberikan dasar untuk prediktabilitas, uniformitas, dan konsistensi dalam tindakan dan keputusan managerial. Dengan kata lain, sejauh mana suatu organisasi melakukan standardisasi atau formalisasi menunjukkan tingginya tingkat strukturisasi dari tugas-tugas atau jabatan dalam organisasi tersebut.
Lalu, bagaimanakah formalisasi dalam suatu organisasi dapat dicapai? Berikut beberapa langkah yang mungkin dapat dilakukan:
1. Mendefinisikan Tugas dan Tanggung Jawab dengan Jelas
Langkah pertama untuk mencapai formalisasi dalam suatu organisasi adalah dengan mendefinisikan tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan secara jelas dan mendetail dalam deskripsi pekerjaan. Hal ini akan membantu pekerja memahami apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka akan dinilai.
2. Membuat Aturan, Prosedur, dan Petunjuk Kerja
Selanjutnya, penting bagi organisasi untuk mengembangkan dan mendokumentasikan prosedur kerja, aturan, dan petunjuk yang jelas dan rinci. Prosedur dan aturan ini memastikan bahwa semua orang dalam organisasi tahu bagaimana harus menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dan membuat organisasi berjalan lebih efisien.
3. Melakukan Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan dan pengembangan adalah cara penting lainnya untuk mencapai formalisasi. Pelatihan memastikan bahwa semua pekerja memiliki pengetahuan dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk melaksanakan tugas mereka sesuai dengan standar organisasi.
4. Mengimplementasikan Sistem Penilaian Kinerja
Sistem penilaian kinerja yang efektif juga penting dalam proses formalisasi. Sistem ini bisa membantu dalam memonitor kinerja, memberikan feedback, dan memastikan bahwa pekerja memenuhi standar yang ditetapkan oleh organisasi.
5. Membangun Komunikasi yang Efektif
Akhirnya, komunikasi yang efektif merupakan kunci penting bagi formalisasi. Organisasi harus memastikan bahwa semua pekerja memahami tujuan, misi, dan visi organisasi, serta tugas dan tanggung jawab mereka sendiri.
Jadi, jawabannya apa? Untuk mencapai tingkat formalisasi yang tinggi dalam suatu organisasi, organisasi harus mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mendefinisikan tugas dan tanggung jawab dengan jelas, membuat aturan dan prosedur, melakukan pelatihan dan pengembangan, dan menerapkan sistem evaluasi kinerja yang efektif, sambil memaintain komunikasi yang kuat di semua level organisasi.
