Surat dinas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi pemerintahan, baik itu instansi vertikal maupun horizontal. Surat ini memiliki fungsi penting sebagai media komunikasi antar lembaga atau instansi dalam melangsungkan berbagai kegiatan administrasi. Biasanya surat dinas digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pengajuan permintaan, laporan, pengumuman, dan lain-lain.
Ada beberapa komponen yang harus ada dalam surat dinas, yaitu:
1. Kop Surat
Kop surat berisi identitas dari lembaga atau instansi yang menerbitkan surat tersebut. Biasanya diisi dengan nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, faksimili, dan alamat email instansi. Selain itu, ada pula logo dari instansi yang bersangkutan.
2. Nomor, Lampiran, dan Hal Surat
Nomor surat biasanya berisi kode instansi dan tanggal penerbitan surat. Lampiran surat adalah dokumen-dokumen tambahan yang dilampirkan dalam surat. Sedangkan ‘Hal’ surat berisi pokok permasalahan atau topik yang akan dibahas dalam surat.
3. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat
Tempat dan tanggal penulisan surat perlu dicantumkan dalam pembuatan surat dinas. Ini berguna untuk mengetahui kapan dan dimana surat tersebut ditulis.
4. Alamat Tujuan
Alamat tujuan dalam surat dinas berisi informasi mengenai instansi atau pihak yang dituju.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah ucapan sapaan yang dipakai sebelum memulai isi surat.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dalam sebuah surat. Isi surat harus jelas dan langsung pada pokok permasalahan.
7. Salam Penutup
Salam penutup biasanya digunakan untuk menutup surat sebelum penulis menandatangani surat.
8. Tanda Tangan dan Nama Terang
Tanda tangan dan nama terang adalah bukti otentik yang menunjukkan bahwa surat tersebut benar dikeluarkan oleh pihak yang bersangkutan.
9. Tembusan
Tembusan biasa ditujukan kepada pihak-pihak yang perlu mengetahui isi dari surat tersebut.
Dengan memahami komponen-komponen yang harus ada dalam surat dinas, dapat dipastikan bahwa komunikasi antar instansi atau lembaga akan berjalan dengan efektif dan efisien.
