Mail merge adalah fitur yang biasa digunakan untuk membuat dokumen yang ditujukan kepada banyak penerima sekaligus namun tetap bersifat pribadi, seperti surat undangan, faktur, dan label alamat. Fitur mail merge pada perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word mempermudah proses ini. Berikut adalah cara menyimpan dan mencetak dokumen mail merge menggunakan fitur tersebut.
Menyiapkan Dokumen Penggabungan
Sebelum menyimpan dan mencetak dokumen mail merge, ada beberapa langkah yang harus diikuti:
- Membuka dokumen utama: Dalam Microsoft Word, buat dokumen baru atau buka dokumen yang sudah ada yang ingin digabungkan dengan data penerima.
- Menyiapkan sumber data: Jika belum ada, buat file sumber data berisi informasi penerima, biasanya dalam format tabel. Pastikan bahwa data tersusun rapi, dengan kolom untuk informasi yang berbeda (misalnya: nama, alamat, email).
- Menghubungkan dokumen utama dan sumber data: Pada perangkat lunak pengolah kata, pilih menu mail merge. Kemudian, klik “Select Source Data” dan pilih sumber data yang telah disiapkan sebelumnya. Ultraresist pastikan bahwa data penerima sudah terhubung dengan dokumen utama.
Melakukan Proses Mail Merge
Setelah mempersiapkan dokumen penggabungan, lakukan proses berikut ini:
- Menambahkan bidang merge: Kembali ke dokumen utama, letakkan kursor pada posisi di mana informasi penerima harus ditampilkan. Pilih opsi “Insert Merge Field” dan pilih bidang yang sesuai dari sumber data.
- Menyesuaikan format dan tampilan: Jika diperlukan, sesuaikan format font, ukuran teks, warna, dan seterusnya untuk dokumen utama agar lebih menarik.
- Membuat dokumen penggabungan: Setelah menambahkan bidang merge dan menyesuaikan format, pilih opsi “Preview Results” untuk melihat bagaimana dokumen yang selesai akan terlihat. Jika puas dengan hasilnya, pilih “Finish & Merge” untuk menggabungkan dokumen utama dan sumber data.
Menyimpan dan Mencetak Dokumen Mail Merge
Langkah ini adalah akhir dari proses mail merge, di mana Anda akan menyimpan dan mencetak dokumen hasil penggabungan:
- Menyimpan dokumen: Setelah menggabungkan dokumen, pilih opsi “Save As”. Beri nama file yang sesuai, kemudian simpan dokumen dalam format yang diinginkan (misalnya .docx atau .pdf) di folder yang relevan.
- Mencetak dokumen: Sebelum mencetak, pastikan bahwa printer sudah terhubung dan siap digunakan. Pilih opsi “Print” dari menu File. Pilih jumlah salinan yang diperlukan, kemudian klik “Print”.
Jadi, jawabannya apa? Proses menyimpan dan mencetak dokumen mail merge cukup sederhana jika Anda mengetahui langkah-langkah yang tepat. Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat dengan mudah menggabungkan, menyimpan, dan mencetak dokumen yang ditujukan bagi banyak penerima sekaligus.
