Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan merupakan suatu aktivitas penting yang harus dilakukan ketika kita ingin merapikan berkas atau dokumen yang telah kita gunakan. Ini dilakukan untuk mempermudah akses ke dokumen tersebut di masa mendatang dan untuk menjaga berkas tersebut dalam kondisi yang baik. Banyak orang mungkin penasaran tentang nama dari kegiatan ini. Sebenarnya, apa namanya?
Secara bahasa, kegiatan ini dapat disebut dengan berbagai nama, seperti menyimpan, memasukkan, atau merapikan. Namun, dalam dunia profesional, terutama di bidang administrasi dan manajemen kantor, kegiatan ini biasanya disebut sebagai “Filing” atau pengarsipan.
Pengarsipan bukan hanya sekedar menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan. Pengarsipan memiliki konsep, teknik, dan cara kerja tertentu yang harus diikuti untuk memastikan efisiensi dan efektivitas proses tersebut. Misalnya, berkas harus disimpan dengan rapi dan diatur dalam urutan tertentu, seperti berdasarkan tanggal, nama, atau subjek. Selain itu, berkas juga harus mudah dicari kembali sehingga tidak membuang-buang waktu.
Selain itu, dalam perusahaan, biasanya ada aturan tertentu tentang sejauh mana lama berkas harus disimpan, berapa lama berkas bisa diakses, dan siapa saja yang bisa mengakses berkas tersebut. Semua ini ditujukan untuk melindungi kerahasiaan dan integritas informasi yang ada dalam berkas tersebut.
Jadi, sekarang anda sudah tahu jawabannya. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan pengarsipan. Pengarsipan merupakan tahapan penting dalam siklus manajemen informasi dan dokumen, dan perlu dilakukan dengan cara yang tepat untuk memastikan keberhasilan operasional perusahaan atau organisasi.
Jadi, jawabannya apa? Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan pengarsipan. Pengarsipan adalah proses sistematis penyimpanan, penggolongan, penandaan, dan penataan berkas atau dokumen sehingga mudah dicari dan diakses kembali jika diperlukan.
