Piutang merupakan sebuah tagihan atau hutang yang merupakan kewajiban bagi pihak yang melakukan transaksi jual beli pada masa yang akan datang. Pengelolaan piutang adalah hal yang penting dalam menjalankan bisnis, karena melibatkan sejumlah aset yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk mengelola piutang dengan baik, perusahaan perlu memperhatikan dokumen atau bukti-bukti yang berperan dalam rekonsiliasi piutang, yaitu pada buku besar pembantu piutang.
Buku besar pembantu piutang adalah catatan rinci dari transaksi piutang yang mencakup transaksi penjualan, penerimaan kas, dan penyesuaian, pelunasan, serta penghapusan piutang. Berikut adalah beberapa bukti yang berupa dokumen penting yang dibutuhkan dalam buku besar pembantu piutang:
- Faktur Penjualan: Faktur penjualan adalah dokumen yang menyatakan sejumlah informasi tentang penjualan seperti tanggal, jumlah, harga, dan syarat penjualan kepada pelanggan. Faktur ini digunakan sebagai dasar untuk mencatat piutang yang timbul dari penjualan produk atau jasa.
- Kwitansi/Bukti Penerimaan Kas: Kwitansi atau bukti penerimaan kas adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai bukti penerimaan pembayaran dari pelanggan. Kwitansi ini harus mencakup informasi mengenai jumlah yang diterima, tanggal pembayaran, serta identitas pelanggan dan perusahaan penerima.
- Nota Kredit: Nota kredit adalah dokumen yang mencatat pengurangan nilai piutang akibat pengembalian barang, potongan harga, atau koreksi kesalahan. Nota kredit perlu dicatat dalam buku besar pembantu piutang, karena informasi ini akan berpengaruh pada perhitungan saldo piutang.
- Laporan Penyesuaian: Laporan penyesuaian adalah dokumen yang mencatat perubahan-perubahan dalam nilai piutang, seperti penyesuaian umur piutang, denda keterlambatan, atau bunga yang dikenakan. Dokumen ini perlu dilaporkan dan dicatat dalam buku besar pembantu piutang agar perhitungan piutang tetap akurat.
- Surat Perjanjian: Surat perjanjian pembayaran piutang adalah dokumen yang menjelaskan syarat dan ketentuan pembayaran piutang antara perusahaan dan pelanggan. Dokumen ini penting agar perusahaan memiliki bukti hukum dan formal mengenai kesepakatan tersebut, serta untuk menjaga keberlangsungan hubungan bisnis antara kedua belah pihak.
- Laporan Piutang Usang: Laporan piutang usang mencakup informasi mengenai piutang yang sudah melewati batas waktu penagihan atau tidak memiliki prospek untuk ditagih lagi. Biasanya, perusahaan akan menghapus piutang tersebut dari catatan dan buku besar pembantu piutang.
Jadi, jawabannya apa? Bukti-bukti yang dibutuhkan pada buku besar pembantu piutang berupa faktur penjualan, kwitansi/bukti penerimaan kas, nota kredit, laporan penyesuaian, surat perjanjian, dan laporan piutang usang. Setiap dokumen tersebut memiliki peran penting dalam pengelolaan piutang dan pencatatan transaksi piutang dalam buku besar pembantu piutang.
