Ketika berkomunikasi di dalam sebuah organisasi, baik itu perusahaan atau lembaga pemerintahan, dua alat yang paling umum digunakan adalah memo dan email. Meskipun keduanya digunakan untuk berkomunikasi, mereka memiliki perbedaan yang signifikan. Lalu, bagaimana kita menjelaskan perbedaan antara memo dan email?
Definisi
Sebelum kita membandingkan, mari kita definisikan dulu apa itu memo dan email.
Memo, atau memorandum, adalah suatu bentuk komunikasi internal yang digunakan dalam organisasi. Memo biasanya memuat informasi penting seperti perubahan kebijakan, pengumuman, atau petunjuk kerja.
Email, di sisi lain, adalah pesan digital yang dikirimkan melalui jaringan komputer. Email bisa untuk komunikasi internal maupun eksternal, dan bisa berisi apa saja, mulai dari salam informal hingga dokumen kerja yang resmi.
Tujuan
Memo biasanya digunakan untuk komunikasi formal dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi atau intruksi resmi kepada pegawai.
Sementara itu, email memiliki fleksibilitas lebih besar. Meski bisa digunakan untuk komunikasi formal, email juga sering digunakan untuk komunikasi informal. Anda bisa mengirim email kepada rekan kerja untuk menanyakan tentang progress kerja, atau bahkan untuk mengajak ngobrol santai.
Isi dan Struktur
Isi dan struktur memo biasanya lebih baku dan formal. Sebuah memo biasanya memuat bagian-bagian seperti: tujuan, latar belakang, dan tindakan yang diharapkan.
Sedangkan, email lebih fleksibel dalam hal isi dan struktur. Anda bisa menulis email dengan gaya penulisan apa saja, asalkan masih di dalam batas-batas etika komunikasi. Anda juga bisa melampirkan file, seperti dokumen, gambar, atau video pada email.
Kecepatan dan Jangkauan
Dalam hal kecepatan penyebaran informasi, email memiliki keunggulan. Sebuah email bisa dikirim dan diterima dalam hitungan detik, selama terkoneksi dengan internet. Sementara itu, meskipun memo elektronik juga bisa disebarkan dengan cepat, namun jika dalam bentuk fisik, prosesnya bisa memakan waktu lebih lama.
Email juga mengungguli memo dalam hal jangkauan. Anda bisa mengirim email ke siapa saja yang memiliki alamat email, baik di dalam maupun di luar organisasi. Sementara itu, memo biasanya digunakan untuk komunikasi internal dalam organisasi, sehingga jangkauannya terbatas.
Jadi, jawabannya apa?
Walaupun memo dan email sama-sama digunakan untuk berkomunikasi, perbedaannya ada pada fungsi, isi, struktur, kecepatan dan jangkauannya. Memo biasanya memiliki tujuan, struktur, dan isi yang lebih formal dan terbatas digunakan untuk komunikasi internal. Sementara itu, email lebih fleksibel dan bisa digunakan untuk berbagai tujuan komunikasi, baik internal maupun eksternal dengan kecepatan dan jangkauan yang lebih luas.
