Memorandum, yang biasa kita kenal dengan memo, adalah alat komunikasi tertulis dalam organisasi atau perusahaan yang digunakan untuk menyampaikan pesan, instruksi, atau informasi penting. Memo biasanya ditujukan kepada anggota organisasi atau perusahaan dan berisikan kebijakan baru, perubahan jadwal, atau informasi penting lainnya.
Kualitas memo sangat penting karena dapat mempengaruhi bagaimana penerima memo memahami pesan yang disampaikan. Dengan itu, berikut ini adalah beberapa langkah untuk membuat memo yang efektif:
Mengerti Tujuan dari Memo Anda
Pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin Anda sampaikan dalam memo akan membantu Anda menentukan struktur dan gaya penulisan Anda. Sebelum menulis memo, tentukan apakah tujuan Anda adalah untuk menginformasikan, meminta informasi, memprakarsai tindakan, atau sesuatu yang lain.
Pilih Format yang Tepat
Jika organisasi atau perusahaan Anda memiliki format memo tertentu, adalah penting untuk mengikutinya. Jika tidak ada, biasanya memo mencakup:
- Tanggal
- Tujuan dari si pengirim
- Para penerima
- Subjek atau topik memo
Semua informasi ini harus jelas dan mudah dipahami.
Buatlah Secara Singkat dan Jelas
Ketika menulis memo, pastikan pesan Anda singkat dan to the point. Jangan buat penerima Anda bingung dengan penjelasan yang rumit atau berbelit-belit. Gunakan bahasa yang sederhana dan langsung.
Struktur Memo Anda
Struktur memo yang baik biasanya melibatkan:
- Pendahuluan: Jelaskan tujuan dari memo Anda
- Isi: Menjelaskan detail dan informasi yang relevan
- Kesimpulan: Ringkasan dari poin utama atau tindakan yang diharapkan dari penerima
Melakukan Penyuntingan dan Periksa Kembali
Sebelum mengirim memo, lakukan pengecekan kembali dan pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau tata bahasa. Kesalahan tersebut dapat mengurangi kejelasan dan efektivitas pesan Anda.
Menggunakan Bahasa yang Profesional
Terakhir, ingatlah untuk selalu menggunakan bahasa yang profesional. Bahasa yang digunakan dalam memo harus netral dan menghindari bahasa yang terlalu informal.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda harus dapat membuat memo yang jelas dan efektif yang akan disampaikan dengan tepat kepada penerima.
