Surat elektronik atau email telah menjadi metode komunikasi utama dalam era digital ini. Hal ini menyebabkan kita mengandalkan email dalam berbagai aspek kehidupan, baik itu untuk urusan pribadi, bisnis, atau pendidikan. Namun, ada kalanya sebuah surat elektronik tidak sampai ke alamat penerima. Sebagai pengguna, kita perlu memahami apa sebabnya dan bagaimana cara mencegahnya.
Salah satu penyebab surat elektronik tidak sampai ke alamat penerima adalah karena masuk ke dalam spam atau junk folder.
Kenapa Email Bisa Masuk ke Spam atau Junk Folder?
Ada beberapa hal yang membuat surat elektronik bisa salah diautentikasi oleh sistem sebagai spam dan otomatis masuk ke dalam folder spam atau junk.
- Kesan Email yang Tidak Profesional: Email yang dikirim dengan format yang terlalu kasar, menggunakan banyak tanda seru atau huruf kapital, atau penulisan yang tidak rapi dapat ditandai sebagai spam oleh sistem.
- Konten yang Bermasalah: Jika konten email mengandung banyak tautan atau kata-kata yang sering dihubungkan dengan spam (misalnya, ‘gratis’, ‘diskon’, atau ‘uang tunai’), email tersebut akan mudah ditandai sebagai spam.
- Komplain dari Penerima: Jika seorang penerima melaporkan email anda sebagai spam, ini akan memberi dampak negatif pada reputasi pengirim. Sehingga email selanjutnya yang dikirimkan oleh pengirim tersebut dapat langsung masuk ke folder spam.
- Penyedia Email Tidak Dikenal atau Tidak Dipercaya: Jika anda menggunakan penyedia layanan email yang kurang dikenal atau kurang dipercaya, ini juga dapat membuat surat elektronik yang dibuat masuk ke folder spam.
Bagaimana Cara Menghindarinya?
Ada beberapa cara untuk mencegah hal ini terjadi:
- Pastikan Penulisan Email Anda Profesional: Pastikan anda menulis surat elektronik dengan baik dan benar, hindari penggunaan banyak tanda seru, huruf kapital, atau penulisan yang tidak rapi.
- Hati-hati Dalam Konten Email: Usahakan untuk tidak mengisi konten email dengan hal-hal yang berpotensi menjadi ‘flag’ bagi sistem sebagai spam.
- Gunakan Penyedia Layanan Email yang Terpercaya: Gunakan layanan email dari penyedia yang terpercaya dan memiliki reputasi yang baik.
- Beri Tahukan Penerima Anda Sebelum Mengirim Email: Untuk mengirim email yang penting, beri tahu penerima sebelumnya agar mereka bisa menambahkan alamat email anda ke daftar kontak mereka. Ini akan membantu mencegah email anda masuk ke folder spam.
Sangat penting untuk memahami penyebab utama email tidak sampai ke penerima, dan bagaimana cara mencegahnya. Dengan pemahaman tersebut, kita bisa menggunakan email sebagai alat komunikasi yang efektif dan efisien.
