Yang dimaksud dengan catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat yang merupakan sumber informasi atau dokumen autentik adalah minutes atau berita acara rapat. Sebuah dokumen yang sangat penting dalam setiap rapat karena mampu merangkum semua diskusi dan keputusan yang telah dibuat.
Berita acara atau minutes adalah alat yang digunakan untuk mencatat dan merefleksikan isi, konteks, dan hasil rapat. Istilah ‘minutes’ bukan berarti dokumen ini harus mencatat setiap menit rapat, melainkan harus memuat detail dari setiap pembahasan penting yang terjadi.
Ini termasuk agenda rapat, daftar hadir peserta, poin pembicaraan, keputusan yang dibuat, serta tindakan dan rekomendasi untuk masa depan. Dokumen ini digunakan sebagai sumber informasi untuk memahami apa yang telah dibahas dan diputuskan, dan juga sebagai alat untuk melacak kemajuan tugas yang ditetapkan atau keputusan yang diambil.
Ketika mencatat minutes, penting untuk memastikan keakuratan dan kejelasan informasi. Hal ini tidak hanya memudahkan peserta rapat untuk mengingat atau meninjau apa yang telah dibahas, tetapi juga membantu pihak lain yang tidak hadir dalam rapat untuk memahami isi dan hasil rapat. Selain itu, minutes berfungsi sebagai dokumen hukum yang dapat digunakan untuk menyelesaikan perselisihan atau kesalahpahaman dalam hal keputusan yang dibuat selama rapat.
Satu hal yang perlu diperhatikan dalam menulis minutes adalah bahwa tidak semua percakapan perlu dicatat. Biasanya, hanya poin penting, keputusan, dan tindakan yang perlu dicatat. Namun, jika ada perdebatan atau perselisihan signifikan, dapat bermanfaat untuk mencatat hal tersebut secara detail untuk membantu menggambarkan konteks keputusan yang diambil.
Jadi, jawabannya apa? Catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat yang merupakan sumber informasi atau dokumen autentik disebut berita acara rapat atau minutes. Dokumen ini penting untuk memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dibahas dan diputuskan dalam rapat, dan untuk memfasilitasi pelaksanaan dan pemantauan tindakan yang telah ditetapkan.
