Ada beberapa hal yang harus dikerjakan dalam pengelolaan persediaan barang, termasuk dalam melakukan pencatatan persediaan barang. Langkah-langkah ini penting untuk memastikan bahwa persediaan barang sesuai dengan apa yang ada di sistem dan pada tempat penyimpanan. Hal pertama yang harus dilakukan pada saat pencatatan persediaan barang adalah melakukan perencanaan dan persiapan secara menyeluruh.
Perencanaan Pencatatan Persediaan
Perencanaan memegang peranan penting dalam proses pencatatan persediaan. Pengelolaan persediaan yang baik akan dimulai dari perencanaan yang baik. Ketika merencanakan, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, termasuk:
- Jadwal Pencatatan: Tentukan jadwal yang paling tepat untuk melaksanakan pencatatan persediaan. Umumnya, pengecekan persediaan dilakukan pada akhir periode (bulanan, triwulanan, atau tahunan), namun bisa disesuaikan berdasarkan kebutuhan dan operasional perusahaan.
- Personil dan Divisi: Tentukan personil dan divisi yang akan terlibat dalam proses pencatatan. Hal ini biasanya melibatkan tim gudang, tim akunting, dan terkadang auditor eksternal (jika diperlukan).
- Sistem Pencatatan: Perusahaan memerlukan sistem yang efektif untuk melacak dan mencatat persediaan. Sistem ini dapat berupa sistem komputer atau manual, asalkan dapat secara akurat mencatat dan melacak setiap item.
Persiapan Pencatatan Persediaan
Setelah perencanaan dilakukan, langkah berikutnya adalah persiapan. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain:
- Daftar Barang: Siapkan daftar semua barang yang perlu dicatat. Ini termasuk jenis barang, jumlah, lokasi penyimpanan, dan informasi relevan lainnya.
- Alat yang Dibutuhkan: Siapkan alat yang dibutuhkan untuk proses pencatatan, seperti alat tulis, kamera (untuk dokumentasi), perkakas (jika ada barang yang perlu dibuka atau diperiksa), dan lain sebagainya.
- Pelatihan: Jika personil baru terlibat dalam proses ini atau jika sistem pencatatan baru diterapkan, mungkin diperlukan waktu untuk pelatihan untuk memastikan bahwa semua orang memahami prosedur yang akan dijalankan.
Sebagai kesimpulan, hal pertama yang perlu dilakukan pada saat pencatatan persediaan barang adalah melakukan perencanaan dan persiapan yang tepat, karena ini akan membantu memastikan proses pencatatan berjalan lancar dan hasilnya pasti. Bagi perusahaan, ini membantu mereka mengelola persediaan barang dengan lebih efisien dan efektif, menjaga akurasi stok barang, dan meminimalisir risiko kerugian akibat kesalahan pencatatan.
