Buku golongan inventaris adalah sebuah buku pencatatan yang dipergunakan oleh lembaga atau institusi untuk mendokumentasikan berbagai jenis barang inventaris. Pencatatan ini penting sebagai langkah kontrol, pengecekan, dan pelaporan. Ada dua hal penting dalam pemakaian dan pengisian buku golongan inventaris, yaitu waktu pemakaian dan proses pengisian.
Waktu Pemakaian Buku Golongan Inventaris
Waktu pemakaian buku golongan inventaris biasanya dilakukan setidaknya sekali dalam setahun. Namun, untuk perusahaan atau institusi dengan jumlah inventaris yang besar, pencatatan bisa dilakukan secara semesteran atau triwulan. Selain itu, pencatatan juga bisa dilakukan setiap kali ada perubahan atau perpindahan inventaris. Hal ini bertujuan untuk selalu memperbarui data inventaris secara berkala dan sistematis.
Proses Pengisian Buku Golongan Inventaris
Pengisian buku golongan inventaris harus dilakukan dengan teliti dan rinci. Adapun data yang perlu dicatat dalam buku golongan inventaris, antara lain:
- Kode dan nama barang
- Jumlah barang
- Tanggal perolehan barang
- Lokasi barang disimpan
- Kondisi barang
- Waktu dan hasil pengecekan terakhir.
Pada umumnya, pengisian buku golongan inventaris dilakukan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas inventaris. Pengisian bisa dilakukan secara manual dengan buku atau bisa juga menggunakan sistem elektronik. Hal paling penting adalah pencatatan harus dikemaskini setiap kali ada perubahan inventaris.
Keberadaan buku golongan inventaris sangat penting. Selain berfungsi sebagai kontrol dan pengecekan, buku golongan inventaris juga berguna dalam konteks audit oleh pihak eksternal. Oleh karena itu, pengisian dan pembaruan buku golongan inventaris harus dilakukan secara regular dan sistematis. Dengan begitu, data inventaris yang dimiliki akan selalu akurat dan up-to-date.
Jadi, jawabannya apa? Buku golongan inventaris adalah buku pencatatan yang digunakan untuk mengendalikan dan melaporkan inventaris. Waktu pemakaian dan pengisian buku ini harus dilakukan secara regular dan teliti untuk memastikan data inventaris selalu akurat dan terkini.
