Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan mengacu pada konsep administrasi perkantoran yang sering didefinisikan sebagai Manajemen Kearsipan.
Manajemen kearsipan adalah pengelolaan dokumen-dokumen penting yang digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. Dokumen-dokumen ini tidak hanya berisi data atau informasi penting, tetapi juga memiliki nilai sejarah dan hukum, dan dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai hal.
Menghimpun
Menghimpun adalah proses pengumpulan data atau informasi dari berbagai sumber. Dalam konteks manajemen kearsipan, menghimpun mencakup aktivitas seperti menerima, mengklasifikasikan, dan mengorganisir dokumen dan informasi secara sistematis.
Mencatat
Mencatat adalah proses pencatatan data atau informasi yang penting. Dalam kegiatan kearsipan, mencatat merujuk pada aktivitas seperti pendaftaran, pencatatan, dan penomoran dokumen.
Mengolah
Mengolah adalah proses menganalisis dan memahami data atau informasi dengan tujuan tertentu. Dalam konteks kearsipan, mengolah mencakup aktivitas seperti menilai, mengklasifikasikan, dan menyusun dokumen.
Menggandakan
Menggandakan adalah proses membuat salinan data atau informasi. Dalam manajemen kearsipan, menggandakan bisa berarti membuat fotokopi dokumen, membuat salinan digital, atau menyimpan salinan informasi penting di beberapa lokasi yang berbeda.
Mengirim
Mengirim adalah proses mengirimkan data atau informasi kepada pihak yang membutuhkannya. Dalam manajemen kearsipan, ini merujuk pada aktivitas seperti mendistribusikan dokumen dan informasi ke departemen terkait atau pengiriman melalui layanan pos atau layanan pengiriman elektronik.
Menyimpan
Menyimpan adalah proses penyimpanan data atau informasi dengan cara tertentu. Dalam manajemen kearsipan, ini merujuk pada penyimpanan dokumen dan informasi dalam format kertas atau digital di lokasi yang aman dan mudah diakses.
Dengan demikian, manajemen kearsipan memberikan kerangka kerja yang efektif dan efisien untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan untuk operasional organisasi.
