Memasuki era digital, data dan informasi menjadi aset vital bagi setiap organisasi. Keberhasilan suatu organisasi ditentukan oleh bagaimana mereka mengelola dan menggunakan data dan informasi dengan efektif dan efisien. Khususnya, dalam dunia bisnis, data dan informasi konsumen sangat penting untuk menentukan strategi dan kebijakan yang akan diambil.
Kompleksitas dan dinamisnya lingkungan bisnis membuat data dan informasi konsumen selalu mengalami perubahan dan perkembangan. Perubahan ini bisa bersifat langsung dan tidak langsung, bisa terjadi secara merata atau tidak, dan bisa berpengaruh besar atau kecil terhadap operasional dan keberhasilan usaha.
Tugas meningkat yang tidak kalah penting adalah pemantauan dan tracking perubahan data, informasi dan/atau dokumen konsumen. Pemantauan ini diarahkan untuk mengetahui perubahan perilaku, kebutuhan, harapan, dan kepuasan konsumen. Dengan pemantauan ini, organisasi bisa mengetahui perubahan apa yang terjadi, seberapa besar pengaruhnya, dan bagaimana organisasi bisa menanggapi perubahan tersebut.
Namun, pertanyaannya adalah, tugas pemantauan ini dilakukan oleh siapa?
Pada umumnya, pemantauan data, informasi dan/atau dokumen konsumen dikerjakan oleh departemen atau unit yang bekerja langsung dengan konsumen dan memiliki akses langsung terhadap data dan informasi konsumen. Unit-unit tersebut diantaranya adalah:
- Departemen Pemasaran: Departemen ini bertanggung jawab untuk memahami keinginan dan kebutuhan konsumen melalui data dan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber.
- Departemen Penjualan: Mereka bertanggung jawab untuk memantau dan melacak perubahan pola pembelian dan preferensi konsumen.
- Departemen Layanan Pelanggan: Departemen ini memantau feedback dan respons konsumen terhadap produk dan layanan perusahaan. Feedback dan respons ini sangat penting untuk memahami kepuasan konsumen dan mengetahui area mana yang perlu ditingkatkan.
- Departemen IT: Dengan sistem dan alat yang canggih, departemen IT dapat memantau, menganalisa, dan melaporkan perubahan data dan informasi secara real time.
Setiap departemen memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam melaksanakan pemantauan. Tugas mereka bukan hanya sekedar memantau, melainkan juga menganalisa dan memahami perubahan yang terjadi sehingga organisasi bisa menanggapinya dengan tepat dan akurat.
Jadi, jawabannya apa?
Tugas pemantauan secara berkesinambungan atas perubahan data, informasi dan/atau dokumen konsumen, dilakukan oleh departemen atau unit dalam organisasi yang memiliki hubungan langsung dengan konsumen dan mempunyai akses terhadap data dan informasi konsumen. Mereka bukan hanya memantau, tetapi juga menganalisa dan menyikapi perubahan tersebut demi menyusun strategi dan kebijakan yang tepat guna mencapai tujuan organisasi.
