Dalam era digital saat ini, masih banyak perusahaan dan organisasi yang melakukan komunikasi secara resmi menggunakan surat. Surat masuk, khususnya yang bersifat biasa, harus dikelola dengan baik agar komunikasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengelola surat masuk adalah sistem kartu kendali. Artikel ini akan membahas bagaimana penanganan surat masuk yang bersifat biasa dengan sistem kartu kendali menggunakan, serta langkah-langkah yang perlu dilakukan.
Apa itu Surat Masuk yang Bersifat Biasa?
Surat masuk yang bersifat biasa adalah surat yang diterima oleh perusahaan atau organisasi yang tidak memerlukan penanganan khusus secara segera. Surat ini biasanya berkaitan dengan urusan rutin yang tidak terlalu mendesak dan tidak memerlukan keputusan eksekutif dengan segera. Beberapa contoh surat masuk yang bersifat biasa meliputi surat resmi dari klien, surat undangan, dan surat penawaran.
Apa itu Sistem Kartu Kendali?
Sistem kartu kendali merupakan sistem pengelolaan arsip surat yang digunakan untuk memonitor dan melacak surat masuk serta surat keluar dalam suatu organisasi. Sistem kartu kendali memungkinkan pengelolaan surat menjadi lebih terorganisir dan memudahkan pelacakan jika diperlukan.
Langkah-langkah Penanganan Surat Masuk yang Bersifat Biasa dengan Sistem Kartu Kendali Menggunakan
Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengelola surat masuk yang bersifat biasa menggunakan sistem kartu kendali:
- Penerimaan Surat Masuk: Surat masuk yang diterima oleh organisasi harus diperiksa terlebih dahulu, baik dari aspek keaslian maupun kesesuaian dengan peraturan yang berlaku. Pastikan surat tersebut telah dilengkapi dengan informasi yang benar dan sesuai.
- Pembuatan Kartu Kendali: Buatlah kartu kendali untuk setiap surat masuk yang bersifat biasa. Kartu kendali ini berisi informasi tentang surat, seperti nomor surat, tanggal, pengirim, perihal, serta catatan tentang tindakan yang harus diambil.
- Pelacakan Surat: Tanda terima surat masuk dan catat tanggalnya di kartu kendali. Kemudian, lakukan pendistribusian surat kepada unit terkait yang akan menangani surat tersebut.
- Penyetoran Surat: Setelah surat diterima oleh unit terkait, catat tanggal penyetoran surat di kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sudah sampai di unit yang dituju.
- Pemantauan Tindak Lanjut: Setelah surat diselesaikan oleh unit terkait, pastikan tindakan yang diambil telah dicatat di kartu kendali. Jangan lupa untuk mencatat tanggal penyelesaian surat di kartu kendali.
- Pencatatan Surat Keluar: Jika ada surat keluar yang berkaitan dengan surat masuk yang bersifat biasa, buat kartu kendali untuk surat keluar tersebut dan catat informasi yang berkaitan.
- Pengarsipan: Arsipkan surat masuk yang bersifat biasa beserta kartu kendali yang telah dilengkapi dengan informasi yang diperlukan. Pastikan surat dan kartu kendali disimpan dengan baik dan rapi, agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, penanganan surat masuk yang bersifat biasa dengan sistem kartu kendali menjadi lebih terorganisir dan efisien. Sehingga, komunikasi dalam suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan efektif.
