Mengelola kas kecil dalam suatu perusahaan atau organisasi adalah tugas yang sangat penting dan memerlukan perhatian khusus. Pengelolaan yang tidak baik dapat berakibat pada ketidaklancaran operasional, bahkan bisa berpotensi menyebabkan kerugian. Untuk itu, dibutuhkan perlengkapan administrasi yang tepat dan efisien dalam mengelola kas kecil tersebut.
Buku Catatan dan Dokumen Penting
Pertama, yang harus ada adalah buku catatan atau ledger khusus untuk kas kecil. Buku catatan ini berfungsi untuk mencatat seluruh transaksi yang berhubungan dengan kas kecil, mulai dari penerimaan, penyaluran, hingga saldo akhir.
Selain buku catatan, dokumen-dokumen pendukung seperti faktur, nota, atau bukti penerimaan uang juga perlu disiapkan. Dokumen-dokumen ini penting untuk diverifikasi dan diperiksa guna keperluan audit dan pertanggungjawaban keuangan.
Sistem Penyimpanan yang Baik
Mengelola kas kecil berarti juga mengelola sejumlah dokumen dan bukti-bukti transaksi. Untuk itu, penting untuk memiliki sistem penyimpanan yang baik. Bisa berupa file kabinet, rak file, atau even sistem digital untuk menyimpan seluruh dokumen-dokumen tersebut.
Alat Penghitung atau Kalkulator
Serangkaian aktivitas yang berhubungan dengan manajemen kas kecil juga akan melibatkan perhitungan. Sebagai alat bantu, kalkulator adalah peralatan yang penting untuk membantu mencari total jumlah pemasukan dan pengeluaran kas kecil.
Perangkat Lunak Manajemen Keuangan
Perkembangan teknologi saat ini telah mempermudah banyak hal, termasuk dalam hal manajemen kas kecil. Maka dari itu, menggunakan perangkat lunak manajemen keuangan dapat juga menjadi suatu opsi. Perangkat lunak ini dapat membantu dalam pencatatan, laporan, serta pelaporan saldo kas secara akurat dan efisien.
Mengelola kas kecil memang tidak selalu mudah, namun dengan persiapan perlengkapan administrasi yang tepat, tugas ini tidak menjadi beban dan bisa berjalan dengan lancar dan efisien. Layaknya pepatah lama, “siapkan payung sebelum hujan”, maka siapkan segala keperluan sebelum memulai aktivitas pengelolaan kas kecil.
