Sebuah formulir sebagai media komunikasi atau pencatatan data perlu memiliki struktur yang jelas dan organisasi elemen yang baik sehingga dapat efektif dalam fungsi dan tujuannya. Pada umumnya, formulir terbagi menjadi beberapa bagian utama atau pokok. Salah satu bagian pokok yang sangat penting dalam suatu formulir adalah bagian instruksi.
Bagian instruksi dalam formulir berfungsi untuk memberi petunjuk atau panduan langkah-langkah yang perlu dilakukan pengguna formulir tersebut. Informasi ini penting agar pengisi dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan tepat sesuai kebutuhan organisasi atau instansi yang melibatkan formulir tersebut.
Seleksi Instruktionil Sebagai Media Pendeteksi
Bagian Instruksi berfungsi sebagai media pendeteksi larangan, kesalahan dan informasi penting lainnya yang harus diketahui pengguna. Misalnya, catatan khusus seperti “isi dengan huruf cetak”, “jangan isi bagian ini”, atau “wajib diisi”. Untuk itulah, petunjuk dan instruksi ini harus ditulis dengan jelas dan mudah dipahami.
Kandungan Informasi dalam Bagian Instruksi
Bagian instruksi haruslah berisi penjelasan rinci tentang bagaimana mengisi formulir, termasuk clarifikasi terkait bagian mana yang wajib diisi, bagian mana yang opsional, dan bagian mana yang harus ditinggalkan kosong. Selain itu, bagian ini juga bisa berisi informasi penting seperti deadline pengajuan formulir, cara mengirim formulir, siapa yang harus dihubungi jika ada kesalahan atau masalah, dan sebagainya.
Pentingnya Penyusunan Bagian Instruksi
Bagian instruksi tidak hanya penting untuk dipahami oleh pengguna, tetapi juga penting dalam menciptakan kinerja yang efisien dalam pemrosesan data. Jika instruksi tidak jelas atau tidak ada sama sekali, pengguna mungkin akan mengisi formulir dengan tidak benar, yang dapat menyebabkan masalah dalam pemrosesan data dan berpotensi mengganggu kinerja organisasi atau instansi tersebut.
Secara umum, bagian instruksi memegang peranan penting dalam suatu formulir. Dengan instruksi yang jelas dan rinci, pengguna dapat mengisi formulir dengan benar, efisien, dan efektif. Oleh karena itu, dalam pembuatan formulir, seseorang harus teliti dan detail dalam menyusun bagian instruksi.
Jadi, jawabannya apa? Efektivitas penggunaan formulir sangat bergantung pada bagian instruksi. Tidak hanya sebagai petunjuk, namun juga sebagai kontrol dalam pengisian dan pemrosesan data. Bagian ini pada dasarnya mencakup semua informasi yang dibutuhkan pengguna untuk mengisi dan mengajukan formulir dengan benar dan tepat waktu.
