Setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan, pendidikan, bisnis, atau non-profit menghasilkan berbagai jenis dokumentasi sebagai bagian dari operasional harian mereka. Dokumentasi ini seringkali berupa surat atau naskah dinas. Surat atau naskah dinas merupakan bagian penting dari komunikasi internal dan eksternal dalam sebuah organisasi, dan memiliki peran penting dalam menjaga efisiensi dan akuntabilitas.
Salah satu aspek penting dalam pembuatan surat atau naskah dinas adalah keasliannya – apakah surat tersebut asli dan legitimate atau tidak. Ini penting untuk mengetahui validitas dan legitimasi surat tersebut. Untuk memastikan hal ini, organisasi perlu memiliki pedoman dalam membuat surat atau yang disebut tata naskah dinas.
Tata naskah dinas adalah pedoman atau aturan yang ditetapkan oleh sebuah organisasi dalam melakukan proses pembuatan surat atau naskah dinas. Pedoman ini meliputi berbagai aspek, seperti format surat, penulisannya, penggunaan bahasa, penyimpanan, dan pendistribusian.
Berikut ini adalah beberapa tugas yang harus dilakukan dalam membuat pedoman pembuatan surat atau tata naskah dinas:
Format Surat
Definisikan format standar untuk semua surat yang dibuat oleh organisasi. Ini bisa mencakup penempatan alamat, tanggal, saluti, bagian pembuka dan penutup, dan tanda tangan.
Penulisan
Berikan arahan jelas tentang bagaimana surat harus ditulis. Ini bisa mencakup penjelasan tentang gaya penulisan yang harus digunakan, bagaimana menulis alamat dengan benar, dan bagaimana menyusun kalimat dan paragraf.
Penggunaan Bahasa
Tentukan gaya bahasa formal yang harus digunakan dalam semua surat organisasi. Ini bisa mencakup penggunaan tata bahasa yang tepat, istilah teknis, dan penggunaan kata dan frasa yang jelas dan tepat.
Penyimpanan dan Pendistribusian
Berikan panduan tentang bagaimana surat harus disimpan dan didistribusikan. Ini bisa mencakup arahan mengenai tingkat kerahasiaan surat, bagaimana surat harus disimpan (misalnya, dalam format digital atau cetak), dan bagaimana surat harus didistribusikan (misalnya, melalui email atau pos).
Dengan memiliki pedoman pembuatan surat atau tata naskah dinas, organisasi dapat memastikan bahwa semua surat mereka dibuat dengan konsisten, akurat, dan profesional. Ini juga akan membantu memastikan bahwa surat yang dibuat adalah asli dan legitimate, sehingga memperkuat kepercayaan dan integritas organisasi.
