Dalam menjalankan aktivitasnya, sebuah perusahaan atau organisasi terkadang memerlukan dana kas kecil. Dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disimpan di kantor untuk membiayai pengeluaran kecil yang tidak pantas atau tidak praktis untuk dibayar melalui metode pembayaran lain, seperti cek atau kartu kredit. Misalnya membeli meterai, membayar ongkos kurir, atau keperluan mendesak lainnya yang membutuhkan pembayaran tunai.
Jadi, siapa yang harus pemegang kas kecil ajukan permohonan pengajuan dana kas kecil?
Pemegang kas kecil biasanya harus mengajukan permohonan kepada Bagian Keuangan atau personel administrasi yang berwenang dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Bagian ini adalah yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjaga anggaran perusahaan, serta memastikan bahwa dana dikeluarkan dan dilaporkan sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku.
Jika permohonannya disetujui, dana kas kecil akan diserahkan kepada pemegang kas, yang bertanggung jawab untuk memperhitungkan cara pengeluaran dana itu dan harus bisa menyediakan bukti pengeluaran (seperti kwitansi) jika diminta.
Prosesnya umumnya terjadi dalam beberapa langkah seperti berikut:
- Pemegang kas kecil membuat permohonan: Hal ini biasanya melibatkan pengisian bentuk permohonan dan menjelaskan alasan untuk dana tersebut. Permohonan ini harus dilakukan sejak awal dan bukan setelah pembayaran telah dilakukan.
- Persetujuan oleh Bagian Keuangan: Bagian Keuangan akan memeriksa permohonan dan memutuskan apakah untuk menyetujui atau menolak permohonan. Ini biasanya melibatkan memeriksa apakah biaya tersebut masuk akal dan dibutuhkan oleh perusahaan.
- Penyaluran dana: Jika permohonan disetujui, Bagian Keuangan akan menyerahkan sejumlah uang tunai kepada pemegang kas kecil.
- Pelaporan dan pertanggungjawaban dana: Pemegang kas kecil akan menggunakan dana tersebut seperti yang ditunjukkan dalam permohonan, dan kemudian harus melaporkan pengeluaran tersebut kepada Bagian Keuangan, termasuk menyediakan bukti pengeluaran.
- Audit: Bagian Keuangan atau departemen audit yang relevan akan memeriksa laporan dan bukti pengeluaran untuk memastikan uang tersebut digunakan secara semestinya.
Mendapatkan dan menangani dana kas kecil adalah proses yang serius dan memerlukan ketaatan yang ketat terhadap prosedur dan peraturan perusahaan.
